FROM THE BLOG

HR prosessin uudistaminen – Case Musti & Mirri

HR prosessien kehittäminen ei herätä suuria intohimoja – etenkään liiketoimintajohdon näkökulmasta. Moni mielellään huomauttaa, että HR-prosessit ovat verrattain geneerisiä, eikä pyörää kannata keksiä uudelleen. Mikäli vielä HR on onnistunut ”leanaamaan” oman tekemisensä niin, että esimiehet hoitavat prosessit itsenäisesti, miksi lähteä sorkkimaan olemassa olevaa prosessia?

Syksyllä 2016 Mustilla ja Mirrillä ei oltu tyytyväisiä myymälärekrytointiprosessin nykytilaan. Prosessin toimeenpano oli pitkälti myymäläpäälliköiden vastuulla ja HR tarjosi vain rekrytointijärjestelmän näiden käyttöön. Selkeää kuvaa kaikista kehitystarpeista ei kuitenkaan projektia aloittaessa vielä ollut, mutta avoimia kysymyksiä löytyi sitäkin enemmän. Toiveena oli saada aiempaa enemmän dataa ja näyttöä siitä mikä toimii ja mikä ei.

Peoplegeeksin Pauli Dahlbom ja Mustin ja Mirrin Noora Saloranta tarttuivat haasteeseen.

Noora, mistä projektissa lähdettiin liikkeelle?

Ihan alkuun laadimme Peoplegeeksin kanssa liiketoimintacasen maajohtajallemme, jotta saimme tarvittavan budjetin tälle kehityshankkeelle. Laskimme rekryprosessin suoria ja välillisiä kustannuksia sekä kuvasimme näiden vaikutuksia.

Taustatyönä casea varten teimme sisäisen selvityksen, jossa mm. kartoitimme olemassa olevan rekrytointiprosessin aiheuttamaa työkuormaa myymäläesimiehille.

Haasteiksi tunnistettiin mm. rekrytoinnin sekavuus ja tehottomuus. Uusi rekrytointijärjestelmä oli ollut käytössä puoli vuotta, mutta rekrytointipäätökset perustuivat edelleen enemmän fiilikseen kuin dataan. Lisäksi huomattiin, että nykyinen rekrytointiprosessi suosi lahjakkaita hakemusten kirjoittajia, eikä ns. ”tekijätyyppejä” Mustin ja Mirrin malliin.

Vaikka rekrytointiprosessin aikana haastateltiin hirveä määrä ihmisiä, tämä tieto jäi suurimmalta osin vain rekrytoivan esimiehen päähän, eikä kenelläkään ollut selkeää kokonaiskuvaa siitä mikä toimii ja mikä ei. Vallalla oli erilaisia mutu-tuntumaan perustuvia uskomuksia, mutta kellään ei ollut osoittaa dataa näiden uskomusten todentamiseksi.

Entä mikä oli ongelmana rekrytoivan esimiehen kannalta katsottuna?

Todettiin, että esimiesten näkökulmasta tarkasteltuna rekryprosessit ovat hankalia ja aikaa vieviä. Tästä syystä esimiehiltä jäi vähemmän aikaa varsinaisen myymälän ja sen henkilökunnan johtamiseen.

Tyypillisiä esimiesten kohtaamia ongelmia olivat mm: Mistä saan tunnukset? Miten rekrytointijärjestelmä toimikaan? Miten ja minne julkaisen työpaikkailmoituksen?

Koska hakemuksia saatiin paljon, saattoivat esimiehet kiireissään unohtaa hakijaviestinnän hoitamisen.

Prosessia kokonaisuutena tarkasteltaessa haimme vastauksia siihen, missä kohtaa rekrytointiprosessia myymäläpäällikön ja aluemyyntipäällikön kannattaa olla mukana ja mitä kannattaa tehdä keskitetysti. Tavoitteena oli myös rekrytointiin liittyvien uskomusten ja myyttien taklaaminen, kuten esimerkiksi mitkä ovat parhaita hakukanavia ilmoittaa avoimista myymälätehtävien työpaikoista.

Mihin ratkaisuun päädyttiin? Miksi?

Kun Suomen maajohtaja oli saatu vakuutettua puolellemme hanketta sponsoroimaan, osallistimme kaksi aluemyyntipäällikköä mukaan pilottiin.

Aloitimme muotoilemalla rekrytointiprosessin käytänteitä uusiksi ja laadimme sarjan hypoteeseja, joita halusimme testata pilotoimalla niitä ihan oikeissa rekrytoinneissa. Näistä kokeiluista keräsimme paljon tietoa ja opimme jatkuvasti lisää kokeilemalla eri variaatioita.

Nopeasti jouduimme toteamaan, että myymälähenkilökunnan rekrytoinneissamme perinteisesti vahvassa roolissa ollut hakemuskirje oli erittäin huono indikaattori kertomaan hakijasta oikein yhtään mitään. Hakijoiden vertailu näiden perusteella oli hankalaa ja saatoimme helposti diskata hyviä tyyppejä vain huonon hakemuskirjeen myötä.

Päädyimmekin jättämään hakemuskirjeen kokonaan pois ja lisäsimme tilalle strukturoituja tehtävän kannalta relevantteja kysymyksiä. Lisäsimme prosessiin hakijatestaukset sekä videohaastattelut.

Aluemyyntipäälliköt istuvat paljon autossa, joten heidän toimistoaikansa on minimissä. Tästä syystä otimme HR:ssä vastoin yleisiä trendejä lisää vastuuta rekryjen avaamisesta ja hallinnoinnista.

Tietyt osat keskitetysti hoitamalla pääsemme kokonaisuutena tarkastellen parempaan laatuun ja tehokkuuteen. Nyt HR:lle kertyy arvokasta tietoa prosessista sen jatkokehittämistä silmällä pitäen, hakijoille kyetään tarjoamaan parempi kokemus ja esimiehille vapautuu aikaa henkilökohtaisiin kohtaamisiin loppusuoralle edenneiden hakijoiden kanssa.

Blogisarjan seuraavassa osassa kerromme projektin tuloksista ja Mustin ja Mirrin henkilöstöanalytiikan tulevaisuuden suunnitelmista.

Janne & Pauli / Peoplegeeks

 

Peoplegeeks on suomalainen kansainvälisesti toimiva konsultointitalo, joka auttaa asiakasyrityksiä menestymään modernin HR:n, johtamisen, henkilöstöanalytiikan ja teknologisten ratkaisujen avulla. Pohjaamme toimintamme vahvaan verkosto- ja kumppanuusmalliin, joka takaa meille suuren yrityksen resurssit, mutta mahdollistaa pienen yrityksen ketteryyden ja kustannustehokkuuden.

Musti ja Mirri on vuonna 1988 perustettu lemmikkieläintarvikkeiden erikoisliikeketju. Liikkeitä on yli sata ympäri Suomen Helsingistä aina Rovaniemelle saakka. Musti ja Mirri on koko Skandinavian suurin lemmikkieläintarvikeketju.

 

Leave a comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *